Empezar un negocio en Puerto Rico puede ser abrumador ya que son muchos trámites, permisos y obligaciones. Si no estás pendiente, es fácil que se te pase una fecha importante y termines pagando multas. Por eso, aquí te explicamos de manera sencilla todo lo que un empresario de Puerto Rico debe saber sobre sus obligaciones fiscales y laborales.
Tanto si estás comenzando tu negocio, como si ya tienes empleados, hay una serie de obligaciones que cumplir:

1. Etapa Inicial del Negocio

Antes de iniciar tu negocio, hay que tomar la decisión de bajo qué estructura operar. Para eso, veamos las diferencias entre los dos más habituales: DBA y LLC. Un DBA (Doing Business As) no es una entidad legal separada, sino un nombre comercial que un individuo o empresa usa para operar su negocio. El negocio y el dueño son la misma persona, por lo que la protección legal sobre los bienes personales del dueño es limitada. Por otro lado, una LLC (Compañía de Responsabilidad Limitada) es una entidad legal independiente que protege los activos personales de los dueños en caso de deudas o demandas, pero conlleva obligaciones adicionales.

Una vez registrado bajo alguna de las estructuras legales, surgen una serie de obligaciones.

Obligaciones comunes para DBA y LLC

Registro de Comerciante: es obligatorio para vender productos o servicios. Se tramita en línea a través de SURI y debes renovarse cada año.
Permiso Único. Cubre uso de suelo, salud ambiental y bomberos, entre otros. Y es necesario incluso para operar desde el domicilio propio.
Patente Municipal del municipio en el que esté establecido el negocio.
Registro en el CRIM: para pagar contribuciones sobre las propiedades muebles e inmuebles.
IVU estatal y municipal. Debe reportarse mensualmente, incluso antes de comenzar a tener ventas.

Adicionalmente, si tu negocio es una LLC:

Obtener un número de seguro social para esa entidad: el EIN o Seguro Social Patronal.
Planilla de Contribución sobre Ingresos. Debe radicarse cada año, aunque no se generen ingresos.
Pago del Derecho Anual. Son $150 que debe pagar toda LLC.

Es importante saber que estas obligaciones existen desde el momento del registro de la compañía, incluso cuando todavía no se hayan generado ventas. No cumplir a tiempo, aunque no haya ingresos que reportar, puede conllevar multas significativas.

Además, una LLC, debe contar con estos documentos:

Certificado de Incorporación. Confirma que la entidad está activa y registrada legalmente.
Artículos de Organización.

2. Primeras ventas y contratación de proveedores

*Una vez empiezas a generar ingresos o a contratar suplidores, ya no solo hay implicaciones internas, ahora estás interactuando con otras personas y negocios*

Desde el momento en que el negocio comienza a vender, aparecen obligaciones adicionales. Por ejemplo, es de suma importancia radicar el IVU estatal y municipal mensualmente.

Si contratas suplidores o freelancers

Cuando subcontratas servicios, como por ejemplo: para el diseño de página web, un contable o una persona que maneje de redes sociales, también hay obligaciones fiscales adicionales. Algunos ejemplos:

Retención a Suplidores. Si el proveedor no tiene relevo de retención, debes retenerle un porcentaje de lo que le pagas para remitirlo mensualmente a Hacienda.
Planilla de Retención a Suplidores. Resumen de las retenciones a proveedores que se radica trimestralmente.
Declaración Informativa de Servicios Prestados. Se radica cada año e informa de los pagos realizados a proveedores.

Es importante que se solicite a cada proveedor: su W-9, su certificado de Registro de Comerciante y su Relevo de Retención (para aquellos suplidores que lo tengan).

3. Primer Empleado

Contratar al primer empleado es un paso grande. Y esto trae consigo responsabilidades legales y contributivas adicionales. Tener todos los documentos en orden y cumplir con las obligaciones a tiempo puede evitarte multas, dolores de cabeza y complicaciones con Hacienda y el Departamento del Trabajo.

Documentos requeridos

Antes de que la persona comience a trabajar, es importante asegurarse de tener todos estos documentos al día. Algunos son internos, y otros deben presentarse ante agencias locales o federales:

Contrato de Empleo
Descripción del puesto de trabajo
Manual del Empleado. Documento que detalla las políticas, procedimientos y expectativas de la empresa hacia sus empleados. Es elaborado internamente y sirve como guía para la relación laboral.
Formulario I-9. Todo empleador debe completar este formulario para verificar que cada nuevo empleado esté legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Formulario 499-R4. Le permite al patrono calcular correctamente cuánto retener en contribución sobre ingresos en el pago de nómina, tomando en cuenta la situación personal y familiar del empleado.
Formulario OSHA 300. Registro donde los empleadores documentan lesiones y enfermedades laborales.
Políticas internas requeridas por ley:

Acoso sexual
Anti-discriminación
Violencia doméstica
Acoso laboral
Acomodo razonable
Igualdad salarial

Obligaciones contributivas y patronales

Además, surgen nuevas obligaciones tributarias y laborales, con sus correspondientes fechas importantes que se deben cumplir mes a mes, trimestralmente o anualmente:

Retención de impuestos sobre nómina. Se deben retener contribuciones sobre ingresos y otros impuestos aplicables de cada cheque de pago y remitirlos al Departamento de Hacienda y al IRS.
Póliza del CFSE. Es una póliza obligatoria del Fondo del Seguro del Estado para cubrir accidentes laborales. Debe obtenerse antes de contratar empleados y renovarse anualmente.
W-2 y W-3. Al finalizar el año, se debe entregar a cada empleado un formulario W-2 con el resumen de su compensación e impuestos retenidos, y someter el formulario W-3 como resumen total al gobierno federal.
Impuestos estatales de desempleo y discapacidad. Este impuesto se paga al Departamento del Trabajo de Puerto Rico y cubre beneficios por desempleo y discapacidad.
Impuestos federales de desempleo y discapacidad (FUTA). También se para a financiar el sistema federal de seguro por desempleo y discapacidad, en este caso el federal.
Seguro Social Choferil (si aplica). Para aquellos negocios que tienen algún empleado conduciendo un vehículo cuyo propietario es la empresa.

Tener empleados trae consigo la obligación de cumplir con un marco legal más estricto. Mientras más organización haya desde el principio, más fácil será cumplir según crezca la compañía.

¿Te sientes abrumado con tanto?

Es normal. Entre fechas, formularios y cambios en la ley, estar al día es un reto. Y aunque se pueden utilizar herramientas como Google Calendar, Outlook o Excel, éstas tienen limitaciones y requieren un esfuerzo adicional para ver qué obligaciones aplican a su negocio y para calendarizar todas las fechas importantes.

Para aquellos dueños de negocio que buscar una herramienta más completa y personalizada, pueden probar AnaYAna gratis durante 30 días. AnaYAna proporciona obligaciones personalizadas según el tipo de empresa, y le notifica de cuándo hay que cumplirlas y le orienta sobre cómo hacerlo. De este modo, el dueño del negocio puede enfocarte en hacer crecer su negocio sin miedo a incurrir en multas.

Para saber más haga clic aquí.

Fuentes:

SURI – Departamento de Hacienda: https://suri.hacienda.pr.gov

Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH): https://www.trabajo.pr.gov

Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE): https://www.cfse.pr.gov

IRS – Internal Revenue Service (EEUU): https://www.irs.gov

CRIM – Centro de Recaudación de Ingresos Municipales: https://www.crimpr.net

ASUME – Administración para el Sustento de Menores: https://www.asume.pr.gov

Departamento de Estado de Puerto Rico: https://pr.gov

Single Business Portal (SBP): https://www.sbp.pr.gov

Requisitos para pymes en Puerto Rico: todo lo que necesitas saber